Management de proiect – IT

No Comments

Cele mai bune practici de Management de Proiect pentru domeniul IT

In functie de “statisticile socante privind gestionarea proiectelor” pe care le-ati citit, veti gasi ratele de esec la 31% la 96%, pentru proiectele IT de mari dimensiuni. Ca intr-un joc al norocului, nu vei sti cu o anumita precizie, ce rezultate vor reiesi in urma analizelor pe bugete, programe de executie si obiective, facute de consultanti pentru proiecte de tehnologie.

Indiferent de procentul exact, mesajul este clar: prea multe proiecte IT nu reusesc.

Management de proiect vs. management de proiect pentru echipe IT

 Gestionarea proiectelor IT este o ramura nuantata si complexa a managementului de proiect. Programele traditionale de management al proiectelor duc adesea la rezultate tangibile – se construieste o statie spatiala, se recupereaza daunele provocate de un dezastru natural, se organizeaza Jocurile Olimpice.

Dar managerii de proiecte IT trebuie sa atinga obiectivele tehnologice ale unei organizatii, luand in calcul task-uri complexe ca:

  • Upgradarea retelelor
  • Unirea mai multor baze de date
  • Eliminarea serverelor invechite
  • Instalarea de hardware nou
  • Implementarea virtualizarii
  • Crearea de instante desktop virtuale
  • Dezvoltarea de site-uri sau programe customizate
  • Activitati de optimizare SEO si Online Marketing
  • Implementarea de Business Analytics sau a serviciilor de cloud computing

Fuzionarea cu succes a mai multor baze de date pentru a imbunatati serviciul clienti nu este o realizare la fel de grandioasa, ca cea non-tehnica, cum ar fi lansarea unui nou produs, sau nou website. Dar asta nu inseamna ca este mai putin importanta. Desi proiectele IT necesita utilizarea celor cinci grupuri de procese universale pentru toate proiectele – initierea, planificarea, executia, monitorizarea si controlul – inchidere, acestea sunt in continuare complicate de provocarile unice de business si domeniu de activitate.

 De ce proiecte IT nu reusesc

Atunci cand  intre 36-91% din proiectele IT nu reusesc, iti poti pune urmatoarea intrebare legata de plaja procentuala destul de larga: Chiar exista un numar asa de mare proiecte IT care esueaza, sau statistica ne minte.

Din pacate, chiar daca este exagerat, esecul proiectelor IT nu este deloc ocazional.

Acest lucru se datoreaza faptului ca, in plus fata de provocarile obisnuite ale proiectelor, managerii de proiecte IT sunt afectati de schimbarea nevoilor afacerii si de tehnologia in continua evolutie. Acestia trebuie sa ia in calcul:

  • Avansul tehnologic in timpul executarii proiectului
  • Modificari ale infrastructurii care influenteaza securitatea si gestionarea datelor
  • Probleme de interoperabilitate, modificari ale configuratiei furnizorilor si dependente necunoscute intre hardware, software, retele sau date
  • Impactul negativ al unei prime utilizari, care prezent pe curba de invatare ce trebuie depasita cand faci ceva nou pentru prima data. Exista aproape intotdeauna un scenariu de prima data – prima utilizare produs software sau hardware – undeva intr-un proiect IT, dar de multe ori acesta este respins ca un non-issue.

Managerii de proiecte IT ar trebui sa urmeze cele mai bune practici enumerate mai jos, pentru a depasi complexitatea si variabilitatea sistemelor IT si pentru a reduce riscul si impactul costurilor de rework.

Dezvoltati un proces standard

Stabilirea unei metode repetabile poate parea ca ceva de la sine inteles, este baza Managementului de Proiect, si ar trebui utilizata. Cu toate acestea, esecul de a urma un proces standardizat este o greseala obisnuita care mareste riscul asociat proiectelor IT. Daca nu aveti standarde de baza sau faze definite pentru a duce proiectul inainte, atunci nu aveti capacitatea de a masura si chiar de a defini succesul proiectului.

O metodologie standard de proiect elimina numeroase aspecte care mai tarziu pot deveni ca un bulgare de zapada scapat de sub control, cum ar fi esecul de a defini scope-ul proiectului, rolurile necesare si responsabilitatile asociate. Obiectivele si cerintele de proiect definite in mod clar pun bazele unui plan realist, cu transferuri rezultate intermediare intre echipe si faze de lucru – ceea ce duce la un proiect de succes. Daca problema dvs. nu este definita, atunci nu puteti crea un proiect care sa o resolve.

Consolidati-va procesul

Odata ce aveti un flux de lucru simplificat, investiti in tehnologia si software-ul IT care il sustin. Instrumentele de gestionare a proiectului ajuta la centralizarea tuturor informatiilor legate de proiect, ceea ce sporeste vizibilitatea in cadrul proiectului si ofera date istorice valoroase.

Aceste sisteme ajuta managerii de proiecte IT si liderii de echipa sa vada la ce lucreaza toata echipa de proiect, astfel incat ei stiu daca un proiect avanseaza sau daca pot fi atribuite sarcini suplimentare. Aceasta vizibilitate creste, de asemenea, comunicarea si ii mentine pe toti focusati pe un obiectiv comun. Analizele si vizualizarile simple de date ajuta la identificarea unor informatii importante despre proiect, astfel incat echipele sa poata lua imediat masuri corective daca un proiect derapeaza de pe traseul setat.

Atunci cand detaliile proiectului sunt raspandite pe mai multe spreadsheet-uri, casute de e-mail si aplicatii, se poate ajunge la situatii conflictuale, informatii inexacte si rapoarte de status care nu sunt de actualitate. Software-ul de management proiecte ofera o singura sursa de informatii, care nu numai ca ajuta la monitorizarea initiativelor actuale, dar poate fi utilizat pentru a documenta cu exactitate progresele si lectiile invatate, ceea ce imbunatateste planificarea resurselor pentru viitoarele proiecte.

 Angajati persoanele corespunzatoare

Aveti nevoie de o echipa capabila sa va execute planul de proiect; Nici un volum activitati de planificare sau tehnologie folosita nu va suplini un deficit de abilitati necesare. Din nou, platforma potrivita de gestionare a proiectelor va poate ajuta sa aveti vizibilitate asupra aptitudinilor si volumelor de lucru ale echipei dvs. si, de asemenea, sa ajutati la evaluarea performantelor si identificarea skill-urilor necesare pentru proiecte viitoare. Daca nu aveti competentele necesare, luati in considerare externalizarea sau angajarea unui consultant care sa contribuie la proiect. O alta optiune este realocarea resurselor catre o alta initiativa, in timp ce cautati personalul specializat,  sa se alature echipei dumneavoastra.

Comunicati deschis

Companiile se bazeaza adesea pe tehnologie pentru a obtine un avantaj competitiv. Dar presiunea de a reduce costurile sau de a respecta termene stricte poate duce la asteptari nerealiste ale proiectelor si, in cele din urma, la esec. O implementare de software rapida, poate avea ca rezultat lipsa adoptiei solutiei din partea utilizatorilor, pierderea volumului de business al companiei beneficiare, daca este rulata in timpul unui sezon aglomerat si testarea inadecvata a sistemului. Este responsabilitatea managerului de proiect IT, de a respinge  termenele sau cerintele nerezonabile si de a comunica in mod clar riscurile asociate stakehold-erilor proiectui.

Mentinerea competentelor de baza

Mai presus de toate, este esential ca managerii de proiecte IT sa ramana la curent cu domeniile esentiale de cunoastere a proiectelor: scop, program executie. costuri, calitate, resurse umane, comunicatii, riscuri, achizitii, stakeholder si integration management. In afara de achizitii, acestea sunt prezente in toate proiectele IT, astfel incat managerii ar trebui sa fie pregatiti sa tranziteze la competenta care este corespunzatoare, cu necesitatile actuale ale proiectului.

Va indemnam sa nu fiti un manager de proiect care sa contribuie la acele statistici negative, generate de multitudinea proiectelor nereusite. Urmati aceste bune practici pentru a trata cu succes complexitatea si varietatea initiativelor IT.

Trainer I PMP

Peste 8 ani de experienta in management general, management proiecte pentru companii nationale, si pentru directiile de business abordate in zona de antreprenoriat.

Cine suntem?

Suntem o agentie web interactiva ce ofera servicii web complete. Pasiunea si experienta ne ajuta sa obtinem rezultatele scontate.

DA, te putem ajuta!

Servicii profesionale de SEO, SEM, SMM, SMO care iti vor creste vanzarile site-ului, aducandu-ti clienti noi si care te vor ajuta sa te pozitionezi pe primele pozitii chiar si pentru cele mai competitive cuvinte si expresii cheie.

Alte articole din blog

Vezi toate articolele